Saniflow persondatapolitik

Senest ændret: november 2024

Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Saniflow ApS
Borgergade 17
4241 Vemmelev
CVR-nr.: 41031360
sales@saniflow.dk

2. Cookies

Saniflow anvender cookies og andre lignende teknikker til at indsamle information om dig og din enhed (fx telefon eller computer), når du besøger vores website.

Mere information om Saniflows anvendelse af cookies og en beskrivelse af det gældende formål, som dine persondata kan anvendes til, er tilgængelige i vores cookiepolitik. Formålene, som vi anvender cookies til, omfatter:

2.1. Interaktioner

Når du besøger vores websites, kan vi indsamle og behandle dine persondata for bedre at kunne forstå dig som kunde og personliggøre vores interaktioner med dig, fx for at vise dig produkter og tjenester, som vi tror, du vil kunne lide.

Vi ser på din anvendelse af websitet, fx hvor du har klikket, din besøgsfrekvens, tidsforbrug pr. besøg etc.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer:

• IP-adresse
• Enheds-id
• Land eller region
• Postnummer
• E-mailadresse
• Fornavn
• Efternavn
• Virksomhed/organisationsnavn
• Jobrolle
• Telefonnummer
• Forretningsområder
• Interesseområder
• Dokumentdownloads, videovisninger, kontaktformularindsendelser, sidevisninger, besøgsfrekvens etc.
• Original kilde (”refererende”) før besøg på vores website, herunder e-maillink, website, opslag på sociale medier, annonceklik etc., som førte dit besøg til vores website.

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i bedre at forstå dig som kunde og personliggøre vores interaktioner med dig for at vise dig relevante produkter og tjenester, artikel 6.1 f) GDPR.

2.2. Kommunikation med potentielle kunder

Når du har spørgsmål til vores webside, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

• E-mail
• Telefon

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger:

• Navn
• E-mail
• Telefonnummer

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

3. Hvorfor indsamler og behandler vi dine persondata

3.1. Besvarelse af dine spørgsmål og håndtering af feedback generelt

De fleste af vores virksomhedssider på de sociale medier (fx Facebook) tilbyder en funktionalitet, så den besøgende kan kommunikere med os ved at stille spørgsmål og komme med feedback vedrørende vores tjenester og virksomhed. Når du bruger denne type funktionalitet, behandler Saniflow dine persondata med det formål at besvare dine spørgsmål og håndtere feedback fra dig. Det kan også inkludere sletning af kommentarer på virksomhedssider på de sociale medier og rapportering til udbydere af det sociale medienetværk som følge af upassende kommentarer. Derudover vil data, der indsamles på denne måde, blive sammenlignet med data, der kan indsamles andre steder af os, hvis du tidligere at givet os et tilsvarende samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage med fremadrettet effekt. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, bedes du kontakte det kontor, der er nævnt i slutningen af denne erklæring.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer (i det omfang du vælger at indsende sådanne informationer):

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Adresse
• Telefonnummer
• Feedback og kommentarer fra dig
• Websitekilde

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at besvare spørgsmål og håndtere feedback fra dig, artikel 6.1 f) GDPR.

3.2. Ordrer eller klager fra dig sendt via e-mail, etc.

Hvis du sender en e-mail til en af vores medarbejdere, behandler vi dine persondata, som du har oplyst, til at håndtere din anmodning eller ordre.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Adresse
• Telefonnummer
• Andre persondata, som du oplyser

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at besvare anmodninger og håndtere ordrer eller klager fra dig, artikel 6.1 f) GDPR.

3.3. Tilbud eller en ordre relateret til vores produkter og tjenester

Når du sender os en anmodning om et tilbud eller en ordre, vil Saniflow behandle dine persondata med det formål at administrere anmodningen eller ordren.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Adresse
• Telefonnummer
• Virksomhed/organisation
• Organisationsnummer
• Fakturaadresse
• Kundenummer

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt mellem dig og Saniflow eller for at tage skridt forud for indgåelse af en kontrakt, artikel 6.1 b) GDPR.

3.4. Jobansøgninger

Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed. 

Hvis du sender din jobansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f. 

Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil vi med det samme vurdere om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match. 

Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet.

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.

3.5. Anmodning vedrørende datafortrolighed

Hvis du kontakter os for at anmode om en af følgende datafortrolighedshandlinger (i) for at modtage et registerudtræk, (ii) for at begrænse behandlingen, (iii) for at opdatere, slette eller overføre persondata, (iv) for at gøre indsigelse mod behandling af persondata eller automatiserede beslutningsprocesser, for at (v) indsende en datafortrolighedsklage, eller for at (vi) fravælge marketingkommunikation, vil Saniflow behandle dine persondata med det formål at administrere anmodningen.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Land
• Anmodningsdetaljer
• Andre informationer, som er nødvendige med det formål at håndtere og reagere på din anmodning.

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendige for Saniflows overholdelse af juridiske forpligtelser, artikel 6.1. c) GDPR.

3.6. Indgåelse af en aftale med virksomheder

Hvis virksomheden, som du repræsenterer, vælger at indgå en aftale med Saniflow, vil vi behandle dine persondata med det formål at indgå og opfylde aftalen.

Persondata, der behandles til disse formål, inkluderer:

• Fornavn
• Efternavn
• Ordrer, informationer, anmodninger, notifikationer og klager etc. fra dig

Vi behandler også andre data, som ikke udgør dine persondata, herunder virksomhedsmailadresse, virksomhedsadresse, virksomhedstelefonnummer, virksomhed/organisation, virksomhedsnummer, virksomhedsfakturaadresse, virksomhedskundenummer.

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling af dine persondata er, at behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt mellem dig og Saniflow eller for at tage skridt forud for indgåelse af en kontrakt, artikel 6.1 b) GDPR.

4. Hvor længe opbevarer vi dine persondata

Saniflow vil behandle persondata i den periode, det er nødvendigt for at opfylde formålet, der er beskrevet i denne fortrolighedserklæring, medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet i lovgivning, som Saniflow er underlagt. Vi anvender følgende kriterier til at fastlægge vores opbevaringsperiode: (i) så længe vi har et igangværende relation til dig (enten som individ eller i din kapacitet som medarbejder hos en af vores virksomhedskunder, leverandører eller samarbejdspartnere eller medier, eller som investor/ejer, bestyrelsesmedlem eller analytiker); (ii) som krævet i lovgivning, som Saniflow er underlagt (herunder skatte- og regnskabsmæssige forpligtelser); og (iii) som tilrådeligt i lyset af vores juridiske stilling (såsom gældende forældelsesregler).

5. Databehandlere

Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.

Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

5.1.Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.

5.2. Profilering og automatiserede afgørelser

Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

5.3. Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

6. Behandlingssikkerhed

Saniflow har gennemført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Det sker for at sikre dig mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, kommer til uvedkommende / tredjemands kendskab eller misbruges. Disse foranstaltninger revideres og justeres løbende – minimum en gang om året – for at sikre, at foranstaltningerne forbliver passende. Saniflow pålægger databehandlere samme krav til sikkerhed i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger.

7. Rettigheder

7.1. De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

7.2.Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

7.3 Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

7.4. Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

7.5. Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

7.6. Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

7.7. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

7.8. Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

7.9. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.